Cómo organizar el evento perfecto

Organizar un evento siempre es una tarea complicada. Hay que tener en cuenta muchos puntos. Te proponemos 5 puntos a seguir para que tu evento discurra con éxito.

1. Determina los objetivos que quieres lograr con el evento.

Antes de comenzar la organización debes tener claro qué quieres conseguir con el evento. No es lo mismo organizar una reunión informativa que un evento de celebración.

Dependiendo de lo que quieras conseguir, el evento se enfocará de una forma u otra. Esto determinará también el tono y el ambiente.

Si es un cumpleaños, un aniversario o una celebración familiar, el evento será más natural, mientras que si es un evento de presentación de un producto o de celebración de un éxito empresarial el ambiente será más sobrio.

2. Planifica con antelación.

En esta fase se decidirán los horarios, la temática y todo lo que tenga que ver con la decoración. Primero se organizarán las tareas previas, como comunicar el evento con al menos 20 días de antelación, y se diseñará la agenda: a qué hora comenzará, a que hora finalizará, qué orden van a seguir las actividades… Es importante también que los invitados te confirmen su asistencia.

3. Elabora el presupuesto

Una vez que decidas las actividades y requerimientos imprescindibles en tu evento, es el momento de establecer cuál será el dinero que invertiremos. Así administrarás mejor los gastos. Reserva una parte para gastos imprevistos. Si se trata de un evento empresarial, puedes buscar patrocinadores que colaboren en el presupuesto a cambio de otros servicios.

4. Decidir la localización

A la hora de decidir el lugar donde se celebrará nuestro evento hay que tener en cuenta las dimensiones del local, la distribución de este, la ubicación… Tienes que asegurarte de que esté bien comunicado, y cuente con estacionamiento suficiente. Además, debe estar acondicionado según las necesidades de tu evento: equipo de sonido, iluminación…

5. Decidir el menú

Dependiendo del horario en el que discurra nuestro evento escogeremos un tipo de comida u otra. También hay que elaborar una alternativa para nuestros invitados celiacos, vegetarianos o intolerantes a algún alimento. Si realizamos un desayuno/café esta tarea será más sencilla. El momento en que se sirva la comida no debe coincidir con ningún otro acto dentro del evento, como la presentación de una actividad.

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No dudes en contactar con nosotros, estaremos encantados de darte toda la información que necesites.

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